GTD時間管理 15分鐘入門

目錄：

什麼是GTD

［收集箱］清單

［下一步］清單

［等待］清單

［專案］清單 

［情境標籤］

會議情境

［某天／或許］清單

［日曆］

每周檢視

［提示］清單

開始執行

關於這篇

什麼是GTD

GTD是由David Allen提出的時間管理方法。意思是Get Things Done，於2001年出版，2015年出版修正版。當然，GTD不單單指字面上的"完成待辦事項"，而是從下班回家記得買牛奶，到完成夢想的計畫，到靈光一閃的好主意，都採用同一系統收集記錄。忠實的將靈感，待辦事項，企劃案都統一收集起來並完成它們。

聽起來跟列清單，拿筆記本紀錄，沒什麼兩樣。但是有很多很簡單，卻又很重要的步驟需要注意。

GTD主要的概念是清空腦袋。［Your mind is for having ideas, not holding them］腦袋是用於思考，不是浪費在記憶跟回想該做什麼事情。人的腦袋比你想像的還不靈光，特別是在記憶待辦事項。人的腦袋，或潛意識總是會不停的提醒自己有未完成事項。譬如說，下個周末前你應該把車牽去保養，你的記憶會持續的提醒你，"你要記得，有事還沒做"。但是在經過保養廠時，卻不見得會提醒你說，停，該開進去保養了！

［想像你的腦是個白板，當上面寫滿了代辦事項，重要！第一優先！你還有空間可以思考跟創造嗎?］

GTD的力量就在於，將任務與想法轉換成簡單可執行的項目，當正確執行的時候，你可以很輕易的照著系統把必須做的，應該做的，想做的，完整的記錄下來。習慣了GTD之後，你的潛意識就能放鬆，不再持續的提醒你有事情還沒做完。你的精神可以好好的休息，不再感到焦躁跟壓力。

減少焦躁跟壓力，聽起來很厲害，那該怎麼開始呢？
很簡單，拿出紙筆，開始列出清單。
或者是用手機下載任何一款to-do list app.

你需要列出的清單是：

  1. 收集箱 In
  2. 下一步 Next actions
  3. 等待 Waiting For
  4. 專案 Project
  5. 某天／或許 Someday／Maybe

另外還需要一個月曆，用來記錄必須在特定時間去做的事情。清單跟月曆，就是GTD的基本架構。以下會做更詳細的說明。

清單：收集箱 Inbox

當你有新的靈感，新的待辦事項時，請直接丟進收集箱裡。不管是你昨天做夢的情節你想記錄下來，或者老闆叫你明天下午開會的時候要訂下午茶，或者是你聽到一首新歌後想要查查是誰唱的，都可以放進收集箱。收集箱必須要簡單方便使用，要能夠隨手用很短的時間就能記下來。如果需要的話，收集箱可以有好幾個，譬如說瀏覽器上的書籤，床邊的筆記本，手機上的APP，重點是要能夠馬上記錄下來，收到任務的同時就把它從腦中轉移到清單上。

 剛開始建立GTD系統時，你應該花上約一個小時把你想的到的都寫進收集箱，你想做的，你該做的，該修正的，該改變的，通通寫進去。我該換牙刷了嗎？我跟朋友借的書要還了嗎？要不要買組新的床單？要不要換工作？全部都放進收集箱中。

清空收集箱

剛開始建立GTD系統時，清空收集箱會花上你一段時間。這是清空腦袋的必要過程。之後每天，收集箱也得持續的清空。

按造先進先出的順序來清空收集箱。每一個任務，先檢視一下：可執行嗎？(Is it actionable?)
有什麼該做的事情嗎？如果答案是否，就可以直接刪除，或者是放進可能 Some Day／Maybe清單，或參考資料夾，或將來／可能 Some Day／Maybe清單，或者創造一個醞釀清單。醞釀清單可以存放一些想法或念頭，等到適當的時間或有更多資料的時候，再去決定是否執行。


如果是可執行的項目，接著的問題就是［下一步要做什麼？］。下一步必須是明確且實際的。譬如說：＂列出生日派對應該邀請的人，打電話聯絡＂。而不只是＂計畫生日派對＂

下一步必須是明確且實際的能往目標更往前一步。這就是GTD的核心了。多花幾秒將該執行的項目描寫出簡單明確的步驟，你的下一步清單中只會有可執行的項目，在任何時間都可以執行的項目。當你的下一步清單都是事先處理過的，你執行的阻力就減低很多了，你不用再去花腦筋想要做什麼，然後覺得很麻煩就放棄了。

處理［下一步］的時候，要遵守［兩分鐘］原則。如果下一步只需要花不到兩分鐘，那就馬上去做，立刻完成它。譬如說：轉發email給會計部門。原因很簡單，如果一件事只要花兩分鐘就能完成，那紀錄與追蹤所花的精力就不划算了。如果會花多於兩分鐘，那就應該把任務分發到適當的清單，等待 waiting for清單, 或 下一步 next action 清單。下一步清單應該會是你最重要的清單。(除非你是拖延大師，把所有的任務都丟到waiting for去了 j/k) 。如果任務是個重複性任務，或者會花許多步驟去完成，你應該要把最終目標建立在專案清單中。

你的流程會如下圖一樣：

GTD流程圖：所有任務放到收集箱，處理。如果可執行，兩分鐘內可完成的立刻處理，否則處理成下一步清單，或等待清單。如果不可執行，就刪除，或移到資料庫，或孵化清單。

［下一步］清單 The “next actions” list

當你首次清空了收集箱後，你應該就有一個滿滿的［下一步］清單。一個你有時間有精力就應該馬上去處理的清單。一個你已經想好該做什麼，只要花時間就能完成的清單。一個你打完手遊或逛完FB之後，等著你花點時間去一個個完成的清單。

［等待］清單 The “waiting for” list

有些任務你會轉給其他人去執行，或者是需要其他人的答覆，這些任務會放在等待清單中。等待清單中的項目都應該要加上日期。你才可以跟你的下屬說，你說一個禮拜就會做好的報告在哪，我15天前就叫你做了。我的偏好是加上提醒或下次該確認的日期，譬如說，下個禮拜二訊問一下進度。

［專案］清單 Projects

看到這邊，你應該會開始困擾，你的下一步清單中的［電腦AI研究報告］是目前最重要的項目，也可能是你接下來一個月唯一的重要的任務。有很多個步驟，有十幾個任務可以進行，那要怎麼辦？要是把下一步中的任務完成了，那清單中不就沒有這個超級重要的項目了？這時候就是使用專案清單了。
GTD對專案清單的定義很廣泛，只要是多於兩個可執行的步驟都應該要在專案清單中。在專案清單中的項目可以簡單的寫上專案名稱，你也可以備註專案目標。當你檢視你的專案清單的時候，你要確認你的每一個專案，都有相對應的在［下一步］清單中。這樣你的專案才不會被忽略或停滯。

［情境標籤］Contexts

情境就是現在普遍使用的"tags"，"標籤"。在［下一步］清單中，你可以加上相關的情境標籤，像是處理的時間，或使用什麼設備處理。情境有很多種使用方法，你可以分成數個［下一步］清單。譬如說：公司，家裡，通勤時間。你也可以使用任務管理app，可以簡單的將任務加上多個不同的標籤。只要點選標籤就可以列出所有相關的任務。(以現有的智慧型手機，免費的app很多，建立情境非常方便）
情境可以使用 @ 符號來標示。（目前在手機app多數使用# 用標籤的方式來標示）例如：@ 家，@ 公司，@ 電腦。
情境的範例
建立多少標籤的標準在於你有多少數量的下一步，以及你的一整天的環境。重點是要能是當下的環境中能夠一眼看出你有多少任務可以執行。你也可以建立一個［隨時隨地］的標籤來註明你隨時隨第可以處理的任務。

會議情境

你也可以建立一個［會議情境］給週期性的會議。也可以設定成會議中的每個成員。然後將要與那位成員討論的任務備註上去。如此一來，你可以清楚的看建會議成員中要討論的議題或交代他的任務。例如：每周與設計部門小何開會。你可以增加一個@ 小何會議。

某天／或許 清單 “Someday/Maybe” list

當你靈光一閃有個好點子的時候，你可能無法馬上列出下一步。你也不想直接放進專案清單，因為你一天可能有好幾十個想法，你也還不確定是不是要做。這時候你需要一個某天／或許 清單。（因為下一步清單必須要有明確的指令該做什麼，而專案清單是要定期檢視是否有進行中的下一步。兩個清單皆不適用於還不確定的任務）
這個某天／或許清單會包括你考慮中的想法或專案，未來可能去實行的。譬如說：把海賊王動漫全部看完，跑鐵人三項馬拉松。（假設你現在還不想去做，還要收集資料考慮一下，或等有時間的時候）這個清單每個禮拜檢視一次。

日曆 Calendar

將在特定日期與時間才能進行的任務在日曆上記錄下來。譬如說：12號下午五點開會。20號中午12點跟朋友聚餐。不要把你覺得你會在那個時間做某個任務紀錄上去。不要把"禮拜五早上打掃浴室"放到日曆上。

為什麼不要？

如果你的日曆塞滿了你的下一步清單，你就無法一眼清楚的看清楚特定時間應做的事情。你覺得你會在某個時間該做的事情，已經紀錄在下一步清單中了，而你會不斷的檢視你的清單，所以不需要在塞進日曆中了。

每周檢視 Weekly Review

在書中，David Allen認為每周檢視是成功的關鍵因素。當你使用GTD一段時間，有些清單會開始鬆散。你完成了一個專案的項目，但是會忘了添加專案的下一個任務。你會有一個任務在下一步清單上放了很久，你內心其實知道你短時間內不會去做，因為每天都有更重要的事情冒出來。
每周你都應該安排一段安靜的時間，大約三十分鐘，來檢視你的清單。像是禮拜五下班前30分鐘，或者禮拜六下午。檢視的時候應該完成以下幾個項目：
每個專案都應該有一個相對應的任務在下一步清單。
檢視下一步清單，確認這些任務是不是你在接下來這一個禮拜想要或需要去完成的。如果不是，就刪除任務或先移到某天／或許清單中。（清單是屬於自己的，如果你看到一個任務很久沒有去執行，你內心也清楚你不會去執行他，就誠實的刪除吧。）
檢視某天／或許清單，有些任務是不是要移到專案清單或下一步清單中，或者乾脆的刪除不打算執行的任務。如果將任務移到了專案，記得要在下一步清單中列出相對應的任務。

提示清單

當你執行每周檢視的時候，可以參照你的提式清單看看有沒有該注意的項目。提示清單可以是一些簡單的單字來提醒你自己有沒有忽略或應該增加的任務。如下：

• 老闆
• 同事
• 家人
• 老婆
• 兒子
• 女兒
• 已經開始未完成的專案
• 應該開始的專案
• 應回覆的人
• …

把你想到該做的事情都先放到收集箱中，等你把提示清單走過一遍後再處理你的收集箱。你可以參考範例去修改成你個人的提示清單。這很像是要出國時的打包清單，只是內容變成是你人生該注意的所有不同位置。

你可以參考GTD中的範例來修改成適合你的清單：檢視清單 from GTD

開始執行

以上幾個重點是GTD的精華，建議在剛開始執行的時候完全照
著去做。等你已經適應了，可以依照自己的習慣去做些變化。
你的清單應該有很明確的區分，如果你常常在猶豫這個任務要放在哪個清單，你就該重新思考怎麼分類你的情境清單了。
你該選一個方便的時間管理工具，但是也不用功能太強。你選了一個不方便的工具可能只會導致你潛意識不想去打開它，不想將小任務放進清單中。你選了功能超級強大的工具，可能你花了更多的時間在研究這個清單工具上。GTD是協助你完成目標的工具，是習慣。千萬注意不要本末倒置，將時間都花再研究GTD工具，而忽略了完成任務才是你真正該做的事情。

關於這篇

這篇文章是參考／翻譯自 https://hamberg.no/gtd/
這篇GTD簡介是給想要了解GTD的朋友一個簡單的系統化說明。如果你想要更深入的了解，可以參考：
金石堂：搞定！工作效率大師教你：事情再多照樣做好的搞定5步驟
GTD是我覺得很棒的個人目標管理的入門系統，能夠有效的提高生產力，減少了拖延任務的阻力。執行一段時間後可以依照自己的需求喜好去做修改，歡迎留言討論或email給我相關問題。